» » 9 правил електронного листування від глави Google

9 правил електронного листування від глави Google

9 правил електронного листування від глави GoogleКомунікації в епоху інтернету не обходяться без електронної пошти, а email при всій своїй потужності і користь часто вселяє раптовий жах оптимістичним і щасливим людям. Ось наші особисті правила, що допомагають його заглушити.

У своїй новій книзі How Google Works голова ради директорів Google, колишній CEO компанії Ерік Шмідт і колишній старший віце-президент по продуктах Джонатан Розенберг діляться важливими правилами: як справжні професіонали ведуть переписку. Переклад Ідеономіка.

1. Відповідати швидко. На одних людей можна сподіватися: вони швидко відповідають на листи. А інші - ні. Прагнете бути одним з перших. Більшість найблискучіших - і самих зайнятих - професіоналів швидко реагують на листи, причому на будь-які листи, а не тільки від кількох обраних. Це задає позитивну зворотний зв'язок: ваші колеги будуть більш охоче підключати вас до важливих дискусіям і рішенням, і подібна швидка реакція підкріплює "плоску", Мерітократична культуру в компанії. Відповіді можуть бути короткими. Наш улюблений - "ясно". І коли ви впевнені в своїй здатності відповідати швидко, ви можете також розповісти людям, що саме означає відсутність відповіді. В нашому випадку це зазвичай "ясно, продовжуйте". А от у більшості людей відсутність відповіді означає: "У мене повно все, і я не знаю, коли я доберуся до вашого листа (доберуся взагалі?), Так що якщо вам потрібен зворотний зв'язок, побалакали ще в цій порожнечі. І ще ви мені не подобаєтеся ".

2. В email важливе кожне слово, а безглузда проза не потрібна. Виражайтеся чітко, ясно позначайте проблеми. Це вимагає зазвичай більше часу. Доводиться написати чернетку, потім пройтися по ньому і видалити всі зайві слова. Покійний Елмор Леонард так відповів на запитання про причини його письменницького успіху: "Я викреслюю моменти, які люди пропускають". У більшості листів повно моментів, які люди пропускають.

3. Постійно очищайте папку "Вхідні". Скільки часу ви проводите, роздивляючись свій ящик і намагаючись зрозуміти, на який лист відповісти спочатку? Скільки часу ви проводите, відкриваючи і читаючи листи, які ви вже читали, але на які не стали відразу відповідати? Весь цей час йде даремно.

Коли ви відкриваєте новий лист, є кілька варіантів: прочитати трохи і зрозуміти, що читати далі не варто; прочитати і відразу відреагувати; прочитати і відреагувати пізніше; прочитати пізніше. Відразу зробіть вибір, але краще з двох перших варіантів. Якщо ви прочитали лист і знаєте, що треба зробити, одразу зробіть це. Інакше ви прирікаєте себе на перечитування.

Якщо ви робите все це правильно, ваш поштовий ящик перетворюється в список найскладніших питань, тим, які вимагають роздуми (позначайте їх "до виконання" або зірочкою), плюс трохи нетермінових листів на прочитання потім). Щоб усі листи не перепливали в папку "до виконання", потрібно кожен день розправлятися з усім, що потрапляє туди. Це гарне заняття на вечір. Треба намагатися звести список до нуля або, принаймні, не більше ніж до п'яти пунктів.

4. Спочатку читайте останні листи. Часом про щось більш старому подбає хтось ще.

5. Пам'ятайте, ви - маршрутизатор. Отримавши листа з корисною інформацією, подумайте, кому ще вона може бути корисна. В кінці дня подумки пробіжіться по отриманим листам і запитайте себе: "Що мені слід було б переслати комусь?"

6. Обережніше з прихованими копіями! Звичайно це означає, що ви намагаєтеся щось приховати, а це шкідливо і в прозорій корпоративній культурі може бути ризиковано. Ставте людини в копію явно або не ставте зовсім. Єдиний випадок, коли це може стати в нагоді - якщо ви когось видаляєте з листування. Натискаючи "відповісти всім" в довгій листуванні, перенесіть людей, яким це більше не важливо, в поле bcc, і позначте це прямо в тексті листа. Їм буде приємно.

7. Не кричіть. Якщо відчуваєте потребу покричати, зробіть це особисто. В електронному вигляді це ЗАНАДТО ПРОСТО.

8. Спростіть собі відстеження листів. Коли ви посилаєте комусь листа з завданням, яке хочете відстежити, поставте себе в копію, а потім позначте цей лист. Тоді буде легко знайти і перевірити справи, які ще не зроблені. Просто перешліть споконвічне лист із запитанням: "Уже зроблено?"

9. Допоможіть собі в майбутньому з пошуком. Якщо ви отримуєте лист, який, можливо, треба буде згадати потім, перешліть його собі з кількома ключовими словами, що описують його. Запитайте себе: "Як я буду шукати цей лист потім?" Це зручно не тільки для листів, але і для цінних документів. Джонатан сканує сімейні паспорта, водійські права і страховки і відправляє їх собі листом з ключовими словами. Якщо під час поїздки щось із них загубиться, копію легко знайти в пошті.


645 04.11.14



Напівжирний Нахилений текст Підкреслений текст Перекреслений текст | Вирівнювання по лівому краю По центру Вирівнювання по правому краю | Вставка смайликів Вибір кольору | Прихований текст Вставка цитати Перетворити вибраний текст з транслітерації в кирилицю Вставка спойлеру